Onboarding: So optimierst du den Prozess (inkl. Checkliste) | acquisa (2024)

Hallo du Newcomer, schön, dass du da bist!

Ein holistisches Onboarding ist das A und O für einen erfolgreichen Start neuer Mitarbeiter. Ein durchdachter Einarbeitungsprozess kann dazu beitragen, dass Talente schneller produktiv sind, sich besser in Teams integrieren und längere Zeit im Unternehmen bleiben.

Dennoch sind nur rund 12 Prozent der Angestellten der Meinung, dass ihr Unternehmen einen guten Onboarding-Prozess implementiert. In diesem Artikel zeigen wir dir deshalb, welche Methoden du während der Einarbeitungszeit nutzen kannst, um das Wohlbefinden und das Engagement deiner neuen Mitarbeiter zu fördern.

Onboarding: Deswegen ist es so wichtig

Im Arbeitsleben spielt das Onboarding von neuen Mitarbeitern eine entscheidende Rolle für den Erfolg eines Unternehmens. Dabei geht es darum, neue Mitarbeiter in dein Unternehmen zu integrieren, ihnen alle erforderlichen Werkzeuge und Informationen zur Verfügung zu stellen und somit zu gewährleisten, dass sie ihre Aufgaben erfolgreich bewältigen können.

Indem du als Arbeitgeber einen strukturierten und gut organisierten Onboarding-Prozess anbietest, ermöglichst du neuen Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden und sich gut in das Team einzufügen. Ein durchdachtes Onboarding wirkt sich nicht nur auf das Wohl der Mitarbeitenden, sondern auch auf die langfristige Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens aus.

Ein gut umgesetzter Onboarding-Prozess trägt zudem maßgeblich zu einer positiven Arbeitsatmosphäre bei, stärkt die Bindung des neuen Mitarbeiters an das Unternehmen und senkt die Fluktuationsrate.

Preboarding: Vor dem Arbeitsbeginn

Preboarding ist ein wichtiger Schritt, der vor dem offiziellen Arbeitsbeginn stattfindet, nachdem der Neuzugang den Vertrag unterschrieben hat. Er gilt als Teil des Onboarding-Prozesses und sollte dazu genutzt werden, eine Verbindung zwischen dem Unternehmen und dem neuen Mitarbeiter aufzubauen.

Du kannst in dieser Phase Informationen über den ersten Arbeitstag oder die ersten Arbeitswochen bereitstellen, damit der Neuzugang genau weiß, was ihn erwartet.

Die Personalabteilung spielt hierbei eine wichtige Rolle, indem sie sicherstellt, dass alle erforderlichen Unterlagen, Ressourcen und Informationen für den neuen Mitarbeiter bereitgestellt werden.

Preboarding-Maßnahmen

Die Vertragsunterzeichnung ist der Moment, in dem dein neuer Mitarbeiter offiziell Teil deines Unternehmens wird – er leitet die Preboarding-Phase ein. Da Kündigungen zwischen Vertragsunterschrift und dem ersten Arbeitstag vorkommen können, ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter in dieser Phase an dein Unternehmen zu binden.

Ein attraktives Gehalt allein genügt nicht – effektive Preboarding-Maßnahmen hingegen können einen erfolgreichen Arbeitsstart gewährleisten. Solche Maßnahmen könnten wie folgt aussehen:

• Willkommensnachricht
• Bereitstellung aller erforderlichen Unterlagen
• Informationsmaterial zum Unternehmen
• Vorstellung des Teams
• Vorbereitung des Arbeitsplatzes

Einige konkrete Beispiele für Aktionen, die du in dieser Phase unternehmen kannst, sind:

• Einen Einarbeitungs-Paten ernennen, der den neuen Mitarbeiter bei seinen ersten Schritten im Unternehmen begleiten wird
• Ein kleines Willkommensgeschenk organisieren, zum Beispiel einen Gutschein für das Betriebsrestaurant oder eine hübsche Pflanze für den Schreibtisch

Onboarding: Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters ist ein wichtiger Moment – sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter selbst. Ein gut gestalteter Arbeitsstart kann nicht nur die positive Einstellung und Motivation steigern, sondern auch eine schnelle Integration in das Unternehmen zu fördern.

Begrüßung

Am ersten Arbeitstag ist es wichtig, dass das neue Teammitglied herzlich im Unternehmen begrüßt wird. Die Begrüßung sollte durch den Vorgesetzten oder einen zuständigen Kollegen erfolgen und dem Angestellten das Gefühl vermitteln, willkommen zu sein.

Damit der Neuzugang sich leichter ins Team einfügt, bietet es sich an, eine kurze Einführungsrunde vorzunehmen, bei der alle neuen Kollegen vorgestellt werden.

Einweisung

Nach der Begrüßung sollte der Mitarbeiter durch seinen Vorgesetzten oder einen zuständigen Kollegen in seine Aufgaben und die Arbeitsabläufe eingewiesen werden. Hierbei ist es wichtig, dass klar und verständlich auf die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten eingegangen wird und offene Fragen geklärt werden.

Es empfiehlt sich, dem neuen Mitarbeiter zunächst durch eine Führung einen Überblick über die Arbeitsumgebung zu geben. Das umfasst zum Beispiel Büros, Besprechungsräume und Gemeinschaftsflächen wie die Kantine.

Ebenso wichtig ist es, den Mitarbeiter mit den Arbeitsmitteln vertraut zu machen. Hierzu zählen beispielsweise:

• PC und dazugehörige Software
• Bürospezifisches Equipment wie Drucker und Telefon
• Unterlagen, zum Beispiel (digitale) Ordner, Dokumente und Akten mit Kundeninformationen

Einführungsveranstaltung

Manche Unternehmen führen Einführungsveranstaltungen für neue Mitarbeiter durch. Diese finden idealerweise am ersten Arbeitstag statt und sind besonders geeignet, wenn mehrere Mitarbeiter auf einmal eingestellt werden.

Einführungsveranstaltungen bieten den Vorteil, dass neue Mitarbeiter mit der Firmenkultur, den Werten und Zielen vertraut gemacht werden und in einem größeren Rahmen die Kollegen und unterschiedlichen Bereiche des Unternehmens kennenlernen können.

Solche Veranstaltungen können in verschiedenen Formen durchgeführt werden, zum Beispiel auch in Kombination mit Workshops, Vorträgen oder Gruppenaktivitäten. Sie sollen neuen Mitarbeitern helfen, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden und sich zugehörig zu fühlen.

Nach dem ersten Arbeitstag: Die Einarbeitungsphase

Die Einarbeitungsphase ist ein wichtiger Bestandteil des Onboarding-Prozesses – während dieser Phase legst du den Grundstein für eine erfolgreiche Integration des neuen Mitarbeiters.

Dazu gehören:

• Regelmäßiges Feedback und offene Kommunikation zwischen dem Mitarbeiter und seinen Vorgesetzten und/oder seinem Onboarding-Paten
• Entwicklung eines Einarbeitungsplans, der dem Mitarbeiter Orientierung bei seinen spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten bietet
• Gezielte Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten, um den Mitarbeiter mit seinen Tätigkeiten und den damit verbundenen Anforderungen vertraut zu machen
• Teamevents und andere soziale Aktivitäten, um den Zusammenhalt und das Zugehörigkeitsgefühl im Team zu stärken

Nach der Einarbeitung

Auch wenn die Einarbeitung eines neuen Arbeitnehmers schon abgeschlossen ist, solltest du weiterhin dafür sorgen, deine Unterstützung anzubieten und potenziell auftretende Schwierigkeiten oder Bedenken aus dem Weg zu räumen. Dies kann durch regelmäßige Feedbackgespräche und Fragebögen geschehen.

Feedbackgespräche

Nach der Arbeitsantrittsphase sollten regelmäßige Feedbackgespräche stattfinden. Diese dienen dazu, sowohl das fachliche als auch das soziale Miteinander innerhalb des Teams zu fördern.

Mit konstruktiver Kritik lassen sich zudem Probleme frühzeitig erkennen und gemeinsame Lösungsansätze entwickeln. Ein durchdachter Ansatz für die Kommunikation zwischen Mitarbeitern kann das Arbeitsklima und das Leistungsniveau erheblich steigern.

Beachte bei Feedbackgesprächen, dass …

• … du als Arbeitgeber Interesse am und Engagement für den Mitarbeiter zeigst
• … der Arbeitnehmer die Möglichkeit erhält, Verbesserungsvorschläge oder Bedenken zu äußern
• … ihr gemeinsam Lösungen erarbeitet, um Probleme aus dem Weg zu räumen

Fragebogen

Ein Fragebogen kann dazu beitragen, den Mitarbeiter besser kennenzulernen, um seine individuellen Talente gezielt einsetzen zu können, sowie dessen Entwicklung über einen längeren Zeitraum zu überprüfen.

Einige Punkte, die in einem solchen Fragebogen Erwähnung finden können, sind:

• Beruflicher Hintergrund des Mitarbeiters
• Fachliche Fertigkeiten und Spezialisierungen
• Eigene Einschätzung von Stärken und Potenzial
• Bewertung bisheriger Erfahrungen in deinem Unternehmen
• Erwartungen des Mitarbeiters an seinen neuen Job
• Bedürfnisse des Mitarbeiters, zum Beispiel hinsichtlich Pausengestaltung und Frequenz von Feedbackgesprächen
• Kürzlich erworbene Kompetenzen

Fazit

Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess ist von großer Bedeutung, um neue Mitarbeiter erfolgreich in ein Unternehmen zu integrieren. Durch einen strukturierten und herzlichen Empfang kannst du das Engagement und die Motivation neuer Mitarbeiter fördern und sie schneller in ihren neuen Job starten lassen.

Vergiss während des Onboarding-Prozesses nicht, dass ein neuer Mitarbeiter noch nicht mit den Arbeitsabläufen, Strukturen und zwischenmenschlichen Dynamiken in deinem Unternehmen vertraut ist.

Verzeih ihm deshalb kleinere Fehler, die zu Beginn kaum vermeidbar sind. Halte auch deine restlichen Mitarbeiter dazu an, dem Neuzugang jederzeit freundlich und wohlwollend entgegenzutreten. Natürlich nicht nur während seiner Orientierungsphase, sondern auch darüber hinaus!

FAQ

An dieser Stelle möchten wir auf einige Fragen, die im Zusammenhang mit dem Thema Onboarding häufig gestellt werden, eingehen.