Onboarding: Checkliste für Mitarbeitende (2024)

Wie wichtig ein professionelles Onboarding für Unternehmen ist, macht eine Befragung von Haufe unter 363 HR-Verantwortlichen im Oktober/November 2021 deutlich: 81 Prozent der Befragten glauben, dass die Anfangsfluktuation mit besserem Onboarding verringert werden könnte. Mit einem guten Onboarding sparen Unternehmen viel Zeit und Geld. Verlassen die neuen Mitarbeitenden das Unternehmen schnell wieder, muss erneut viel Aufwand in die Suche nach passendem Personal investiert werden - ganz zu schweigen von der Demotivation des Teams, der Arbeitsüberlastung während der Vakanzzeit sowie einem möglichen Schaden für das Arbeitgeberimage.

Unabhängig davon, wie die Einarbeitung intern organisiert wird – ob mühsam mithilfe einer Excel-Liste oder unterstützt durch eine HR-Software oder Onboarding-App – in jedem Unternehmen sollte es Onboarding-Checklisten geben. Sie helfen dabei, dass kein wichtiger Schritt beim "an Bord holen"der neuen Mitarbeiterin oder des neuen Mitarbeiters vergessen wird.

Warum eine Onboarding-Checkliste hilfreich ist

Der Onboarding-Prozess, der mit der Vertragsunterzeichnung beginnt und bis zum Ende der Probezeit andauert, erstreckt sich über einen sehr langen Zeitraum. Damit in dieser Zeit keine wichtigen Termine vergessen werden und die beteiligten Personen rechtzeitig darüber informiert sind, welche Aufgaben anstehen, ist es ratsam, in einer Checkliste die einzelnen Prozessschritte und Verantwortlichkeiten festzuhalten.

Für das Preboarding – die Zeit von Vertragsunterzeichnung bis Arbeitsbeginn – empfiehlt es sich, in die Onboarding-Checkliste folgende Aufgaben aufzunehmen:

• Anforderung von Unterlagen: Welche Dokumente oder Informationen werden benötigt, um die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter "anzulegen"und den Arbeitsplatz vorzubereiten.
• Organisatorische Vorbereitungen wie Büroausstattung, Einrichten von Systemzugängen, E-Mail-Adresse etc.
• Einladung zu Firmenveranstaltungen wie Tag der offenen Tür, Team-Events, Messeauftritte oder Sommerfest beziehungsweise Weihnachtsfeier.
• Versenden eines Willkommensschreibens etwa eine Woche vor Arbeitsantritt: Was erwartet den neuen Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin am ersten Tag? Wann und wo geht es los?
• Erstellen einer Begrüßungsmappe mit den wichtigsten Informationen zum Unternehmen, den Arbeitsabläufen, den betrieblichen Umgangsformen etc. sowie einer Übersicht über Ansprechpartner.
• Einladung zu Schulungsmaßnahmen: Stehen bereits vor Arbeitsantritt interne oder externe Schulungen fest, sollten die neuen Mitarbeitenden im Vorfeld über die Termine informiert werden.

Für den ersten Arbeitstag sollte die Onboarding-Checkliste unter anderem folgende Punkte enthalten:

• Begrüßung durch die Führungskraft und Vorstellung des Teams,
• Übergabe von Willkommensgeschenk und Begrüßungsmappe,
• Einführung in den neuen Arbeitsplatz,
• Überreichung von Passwörtern, Telefonnummer, Arbeitsmitteln,
• Start des Patenprogramms,
• Erläuterung des Einarbeitungsplans,
• Rundgang und gemeinsames Mittagessen,
• Besprechen der ersten Arbeitsaufträge,
• Abstimmung weiterer Termine: Welcome Day, IT-Einführung, Feedback-Runden etc.,
• Abschlussgespräch am Ende des ersten Arbeitstags.

Onboarding für verschiedene Zielgruppen

All die genannten Punkte können auch virtuell durchgeführt werden, wenn die neuen Mitarbeitenden nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten, sondern remote oder im Homeoffice. (Mehr dazu lesen Sie im Kapitel "Remote Onboarding: Tipps für das virtuelle Onboarding"). Darüber hinaus ist es ratsam, die Onboarding-Checklisten digital anzulegen. Softwaregestützt lässt sich leicht ein Überblick schaffen, welche Prozessschritte erledigt sind, wann neue Aufgaben anstehen und wo es im Onboarding-Prozess hakt.

Des Weiteren gilt: Nachwuchskräfte haben andere Bedürfnisse als Professionals, Azubis andere Fragen als Führungskräfte. (Lesen Sie dazu auch unseren Beitrag: Führungskräfte-Onboarding wird häufig vernachlässigt). Deshalb empfiehlt es sich, unterschiedliche Onboarding-Checklisten für unterschiedliche Mitarbeiterzielgruppen anzulegen. Während bei den einen das Vermitteln von Sicherheit, das Aneignen des benötigten Fachwissens und das Vermeiden von Überforderung besonders wichtig ist, benötigen andere vor allem eine schnelle Orientierung oder wünschen sich eine zeitnahe soziale Einbindung.

Unterschiedliche Anforderung an Onboarding-Checklisten für HR und Führungskräfte

Onboarding ist in erster Linie die Aufgabe der Führungskraft. Sie ist in der Regel zuständig für die Begrüßung am ersten Arbeitstag, die Vorstellung im Team, das Erstellen eines individuellen Einarbeitungsplans und das Führen der Feedback-Gespräche. Der HR-Bereich ist in vielen Unternehmen unter anderem dafür verantwortlich, die Ausstattung mit Arbeitsmitteln anzustoßen, ein Schulungsprogramm zu entwickeln und den gesamten Onboarding-Prozess im Blick zu behalten. Das spricht dafür, unterschiedliche Onboarding-Checklisten für alle Beteiligten anzulegen – die jeweils zuständige Führungskraft und den HR-Bereich. In manchen Unternehmen ist es sogar sinnvoll, weitere Beteiligte wie etwa die IT-Abteilung, das Fuhrpark- oder das Facility Management mit separaten Onboarding-Checklisten zu unterstützen.

Idealerweise wird das Onboarding über eine Softwarelösung gesteuert, die allen Beteiligten die sie betreffenden Informationen, Termine und Checklisten zur Verfügung stellt. So können Änderungen im Onboarding-Prozess unkompliziert umgesetzt werden und die hinterlegten Termine oder Aufgaben aktualisieren sich automatisch bei den jeweiligen Beteiligten. Auch integrierte Feedback-Funktionen, mit denen die Beteiligten mitteilen können, wo es im Prozess hakt, sind hilfreich.

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