Le processus d’onboarding (ou intégration du personnel) est devenu l’une des grandes priorités des professionnels des ressources humaines.
Les entreprises sont aujourd’hui conscientes que les nouveaux employés ne peuvent pas être abandonnés à leur sort, et qu’il est nécessaire de préparer leur arrivée pour qu’ils puissent comprendre le fonctionnement de l’entreprise, faire connaissance avec leurs collègues et se familiariser avec leur lieu de travail. L’objectif est clair : que les nouvelles recrues se sentent à l’aise dès les premiers jours, commencent à être productives au plus vite et décident de rester dans l’entreprise.
Selon une étude du Brandon Hall Group, un bon processus d’onboarding améliore le taux de rétention des nouveaux employés de 82 %, et leur productivité de plus de 70 %. Cela signifie que l’intégration du personnel est à prendre très au sérieux, et que vous devez lui consacrer toutes les ressources dont vous disposez afin de concevoir un processus parfaitement bien défini, de A à Z.
Ce guide vous apporte précisément tout ce dont vous avez besoin pour que cette mission soit une réussite.
Le processus d’onboarding en quatre étapes
Si vous voulez prendre le processus d’onboarding au sérieux, vous devez le planifier en plusieurs étapes. Il est important de concevoir un plan intégral, sachant doser les informations et tenant compte des différentes phases de l’intégration des nouvelles recrues. Toutes les étapes sont importantes, aussi assurez-vous bien qu’aucun de vos nouveaux employés ne se perde en chemin.
1. Avant l’onboarding : le pré-onboarding
Avant même de faire une offre d’emploi, il est important de communiquer le fonctionnement et les valeurs de l’entreprise tout au long du processus de recrutement et d’embauche des employés. La plupart des informations qui vont être transmises pendant le processus d’onboarding doivent être apportées dès les entretiens. Quelle est la culture de l’entreprise ? Qui sera son supérieur ? Quels sont les horaires et les règles à suivre au quotidien ? La communication de toutes ces informations vous permettra (à vous, mais aussi au candidat) de savoir si vous êtes faits l’un pour l’autre. Si vous y parvenez, le processus d’onboarding partira du bon pied.
Dans le pré-onboarding, une autre période importante est celle qui s’écoule entre l’acceptation de l’offre d’emploi et l’arrivée de l’employé dans les bureaux. Il s’agit généralement d’un moment où l’employé est certes très enthousiaste, et impatient de commencer, mais se pose aussi beaucoup de questions sur ce que sera réellement son nouveau poste de travail. Dans cette étape, une communication fluide avec les nouvelles recrues est indispensable. Il s’agit de leur présenter en quoi consistera l’onboarding et, dans la mesure du possible, de gagner du temps en avançant les formalités. L’entreprise technologique Twitter, par exemple, attache une grande importance à cette période, qu’elle dénomme « Yes to Desk » (« de l’acceptation de l’offre d’emploi par le candidat à son incorporation au sein de l’entreprise »).
Sur la base de ces considérations, voici cinq conseils pratiques qui vous aideront à réussir votre pré-onboarding :
1. Soignez votre page web consacrée aux « offres d’emploi ». Si vous voulez gagner du temps, assurez-vous que tous les candidats à un poste de travail connaissent le fonctionnement général de l’entreprise, ses valeurs et sa culture. Pour ce faire, assurez-vous notamment de présenter des informations uniques, pratiques et réelles sur votre entreprise dans votre page consacrée aux « offres d’emploi ».
2. Ne négligez pas vos offres d’emploi. Souvent, les entreprises manquent d’inclure dans leurs offres d’emploi une description cohérente et motivante sur leur organisation. Or, il s’agit là d’un espace très important pour le pré-onboarding : utilisez-le pour transmettre votre culture d’entreprise et les principales informations concernant votre organisation. Faites-en de même lors des entretiens d’embauche, et demandez aux candidats s’ils se voient travailler dans une entreprise ayant de telles caractéristiques.
3. Soyez personnel. Entre la période d’acceptation de l’offre d’emploi et l’incorporation des nouveaux venus au sein de l’entreprise, veillez à leur envoyer un message personnalisé et amical. Faites en sorte qu’ils se sentent comme chez eux. Démontrez-leur que vous êtes heureux qu’ils fassent désormais partie de votre organisation.
4. Avancez les formalités. Profitez de la période qui s’écoule avant le premier jour de travail pour envoyer aux nouveaux employés toute la documentation qu’il leur faudra lire et signer. Celle-ci comprend non seulement les documents de nature juridique (contrat de travail, clauses de confidentialité ou concurrence, formulaire pour les impôts, etc.), mais aussi le guide d’accueil et des vidéos ou présentations générales sur l’entreprise. Vous pouvez ainsi gagner du temps, tout en restant en contact avec eux.
5. Préparez leur premier jour. Expliquez-leur en détail comment se déroulera leur première journée, et ce qu’ils auront besoin de faire avant de se présenter à leur nouveau poste de travail.
2. Processus d’onboarding : le premier jour de travail
Le premier jour d’un employé doit être magique. Tout doit être préparé dans les moindres détails pour créer une bonne impression et parvenir à motiver et susciter l’enthousiasme des nouvelles recrues. Il faudra répondre à tous leurs besoins pratiques et logistiques, sans toutefois négliger l’aspect humain. L’objectif est simple : faire en sorte que lorsqu’on demande à un employé comment s’est passé son premier jour de travail, il réponde par un grand sourire. Il s’agira là du meilleur symptôme d’un employé enthousiaste, désireux de commencer à travailler et de rester dans votre entreprise.
Pour y parvenir, voici huit conseils issus des meilleurs processus d’onboarding :
1. Logistique. Dites clairement aux nouveaux employés ce qu’ils doivent apporter le premier jour. N’oubliez pas de leur fixer un endroit précis, une heure et une personne de contact.
2 Désignation d’un hôte (host) qui se chargera de les guider de façon informelle. Pour le premier jour, il doit s’agir de quelqu’un de leur service. Les nouveaux venus peuvent ainsi commencer à élargir leur cercle social et mieux connaître la façon de travailler au sein de l’entreprise.
3. Réunion avec leur supérieur. Il est important que dès le premier jour, les nouveaux employés rencontrent leur supérieur direct. C’est souvent même la première chose qu’ils font dès leur arrivée dans les bureaux. Il s’agit d’une façon de donner de l’importance à leur incorporation, et surtout de commencer à parler d’objectifs, de responsabilités et d’attentes.
4. Informatique. Avant leur premier jour, vérifiez le bon fonctionnement de tout ce qui concerne l’équipement informatique. Qu’il s’agisse de l’utilisation de la messagerie électronique, de l’accès aux serveurs locaux, de la disponibilité de tous les logiciels en rapport avec leur poste de travail, ou encore de l’utilisation de la photocopieuse ou du téléphone. Même si cela paraît simple, la rencontre de problèmes informatiques dès le premier jour de travail est l’une des erreurs les plus courantes (et frustrantes) du processus d’onboarding.
5. Connaître l’espace de travail. Même si pour vous, cela peut sembler évident, il est essentiel que les nouvelles recrues sachent où trouver les choses et sachent à quoi elles servent. Des questions comme l’endroit où se trouvent les toilettes, le fonctionnement du distributeur de boissons, le système de réservation des salles ou le numéro de téléphone de chaque service sont souvent négligées dans de nombreux processus d’onboarding. Veillez à ce que les nouvelles recrues se familiarisent avec leur environnement de travail, car cela leur permettra de gagner en sécurité, en tranquillité et en confiance.
6. Célébrez leur arrivée. L’embauche d’un nouvel employé doit faire l’objet d’une grande célébration pour toute l’entreprise. En ce sens, envoyez un message électronique contenant une brève présentation à tous les employés, affichez des photos des nouveaux employés sur les murs des bureaux ou dans la cuisine, laissez leurs cartes de visite sur leur poste de travail, ou encore organisez une présentation informelle le premier jour.
7. Connaître l’équipe de direction. Il est important que les nouveaux venus connaissent les plus hauts responsables de l’entreprise (et vice versa). Cela permet non seulement à ces derniers de s’impliquer dans le processus d’onboarding, mais encore aux employés de les connaître et de savoir qu’ils peuvent compter sur eux en cas de besoin. Selon la culture de votre entreprise, il peut s’agir d’une simple poignée de main et quelques mots de bienvenue ou d’un déjeuner le premier jour.
8. Ayez une attention pour les nouveaux employés. La moindre attention (voire, marque d’affection) envers les nouveaux venus peut créer la différence et rendre un processus d’onboarding mémorable. Qu’il s’agisse d’un tee-shirt avec le logo de l’entreprise et son nom, d’une bouteille de vin, ou d’une invitation à un bon petit-déjeuner, peu importe : faites qu’ils se sentent spéciaux.
3. Processus d’onboarding: la première semaine
La première semaine est vitale pour garantir la réussite de l’incorporation du nouvel employé. Cinq jours suffisent pour qu’il soit capable de connaître le fonctionnement général de son service, savoir quels seront ses objectifs, commencer à travailler de façon autonome, établir des relations personnelles et s’aligner sur la mission de son entreprise.
Voici cinq conseils qui vous aideront à y parvenir:
1. Élaborez une feuille de route précise et raisonnable. La meilleure façon de garantir le succès d’un programme d’onboarding est de concevoir un certain nombre de jalons ou étapes que tout nouvel employé doit franchir. Les propres employés pourront ainsi mieux gérer leurs attentes et suivre un chemin bien tracé, mais cela vous servira également à vous assurer que le processus d’onboarding est bien suivi par tout le monde, sans que personne ne se perde en chemin. Cette feuille de route peut prendre la forme d’un fichier Excel ou d’une check-list.
2. Dosez les informations : L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à vouloir donner le plus grand nombre d’informations possible, en bloc, en très peu de temps. Les employés viennent tout juste de rejoindre une organisation qu’ils ne connaissent pas : prenez votre temps et dosez les informations, envisagez des séances de présentation courtes et associez les activités sociales à d’autres plus instructives ou prévoyez des moments de pause.
3. Le supérieur : cinq minutes par jour. Veillez à ce que les nouveaux venus parlent avec leur supérieur tous les jours, et faites un bilan en fin de semaine. Même si ce ne sont que 5 ou 10 minutes chaque jour (par exemple, en tout début de matinée), le fait de montrer de l’intérêt pour les nouveaux employés et de répondre à leurs questions est une garantie de réussite pour un onboarding. En fin de semaine, faites une séance de feedback pour connaître leur expérience sur ces cinq jours.
4. Connaître les autres services. Il est important que les nouveaux venus ne soient pas cantonnés dans un ghetto. En ce sens, préparez une ou deux rencontres quotidiennes avec les responsables de chacune des équipes de l’entreprise. Les nouveaux employés pourront ainsi non seulement élargir leur cercle social, mais encore commencer à connaître la structure complète de l’entreprise. Vous pouvez également envisager un hôte issu d’un service différent pour chaque jour de la semaine, ou encore organiser des repas avec des professionnels d’autres équipes.
5. Faites une photo des employés. Que ce soit pour leur signature, pour l’organigramme de l’entreprise ou tout autre matériel de communication créatif, tenez prêt votre photographe et pensez à prendre un cliché de chaque nouvel employé. Cela l’aidera à sentir qu’il fait partie de l’entreprise.
4. L’onboarding continu
Le processus d’onboarding ne s’arrête pas la première semaine. Les jours et les mois suivants, d’autres types d’activités seront nécessaires pour compléter l’intégration des employés. Il s’agira à la fois d’approfondir les connaissances sur le modèle commercial et les spécificités de votre secteur, et de personnaliser le processus d’onboarding afin de répondre aux particularités de chaque employé. Dans certaines entreprises, les programmes d’intégration du personnel durent plus d’un an.
Pour vous assurer de bien mener cette tâche à son terme, tenez compte des six points suivants:
1. Le premier mois. Veillez à ce que leur supérieur effectue un suivi hebdomadaire (par exemple, chaque vendredi) sur les trente premiers jours. Au fur et à mesure que les nouveaux employés approfondissent leurs connaissances sur l’entreprise, il est probable que de nouvelles questions surgissent. Vérifiez que la feuille de route du premier mois a bien été suivie et effectuez un feedback pour garantir la continuité de la progression au sein de l’organisation.
2. Faites la promotion d’une culture unique. Dans le processus d’onboarding, n’oubliez pas d’être spécial. La magie est importante. Les nouveaux employés doivent sentir qu’ils appartiennent à quelque chose de bien plus grand, où ils auront la possibilité de se développer à la fois professionnellement et personnellement. Expliquez quelle est la mission de l’entreprise, et ce qu’elle fait pour améliorer le monde. Utilisez un élément unique de l’entreprise (une chanson, une phrase, un logo, une mascotte, une idée…) pour susciter leur sentiment d’appartenance.
3. Des experts de vos produits. Même si les nouveaux venus ont découvert vos produits dès les premiers jours et les premières semaines, il est désormais important qu’ils les connaissent en profondeur. Assurez-vous qu’ils se familiarisent avec eux, qu’ils les testent personnellement et comprennent leurs spécificités techniques.
4. Présentez-les aux clients. Dans un monde où les entreprises se tournent de plus en plus vers leurs clients ou consommateurs (le concept de customer-centric est à la mode), il est absolument vital que les nouveaux employés fassent leur connaissance. Les nouvelles recrues ont certes besoin de connaître leur profil socioéconomique (âge, revenus, lieu de résidence, niveau d’études, style de vie…), mais aussi d’aller au-delà, de se rapprocher d’eux. Si possible, et en fonction du type d’activité, veillez à ce que les nouveaux employés connaissent personnellement certains clients de l’entreprise.
5. Processus, processus, processus. Pendant les périodes d’onboarding, les processus qui régissent le travail au jour le jour ne sont pas toujours abordés. Comment les tâches sont-elles déléguées ? Quels sont les types de logiciels et les formats utilisés ? Quelle est la politique de réponse en matière de messagerie électronique ? Comment fonctionne la coordination entre les différents services ? Il est crucial que, peu à peu et pendant tout le processus d’onboarding, les employés se familiarisent avec tous ces détails pour pouvoir se débrouiller et être à l’aise dans les rouages de l’organisation.
6. Team building. N’oubliez pas non plus de promouvoir, autant que possible, la socialisation des nouveaux employés. Que ce soit à travers des repas informels, des activités ludiques le vendredi après-midi ou la participation à des épreuves sportives, le processus d’onboarding doit prévoir une intégration humaine et sociale. Au cours des trois premiers mois, par exemple, il est recommandé d’effectuer une séance de team building pour renforcer le sentiment d’appartenance des employés à leur équipe.
Bonus: deux conseils supplémentaires pour garantir l’excellence de votre processus d’onboarding
1. Gamifiez votre onboarding
Si vous souhaitez offrir à vos employés une expérience unique, innovante et différente, misez sur la gamification dans votre processus d’onboarding. Des jeux vidéo personnalisables comme ADA parviennent à accrocher et motiver les nouveaux employés, tout en leur faisant découvrir l’histoire de l’entreprise, sa politique en matière de dépenses, ses valeurs ou sa culture. En ce sens, la gamification peut transformer quelque chose de normalement ennuyeux (aspects techniques du secteur, conformité, réglementation financière, etc.) en une aventure fascinante.
2. Demandez un feedback pour améliorer votre onboarding
Du début à la fin, n’oubliez pas de mesurer tout ce qui se passe pendant le processus d’onboarding et de demander un feedback aux nouveaux employés. Faites plusieurs enquêtes à des moments différents (la première semaine, le premier mois, le premier trimestre) et mesurez le niveau de satisfaction. Quel est le point faible? Y a-t-il quelque chose qui bloque les nouveaux employés? Dans quels domaines pouvez-vous apporter des améliorations? Assurez-vous d’obtenir des réponses sincères de leur part, car ce sont eux qui vous apporteront les meilleures idées.
